ТНК-ВР Коммерс

Общие положения

Кодекс деловой практики ТНК-ВР[1] исходит из того, что долговременные деловые отношения, основанные на доверии, взаимном уважении и взаимной выгоде, играют ключевую роль в достижении успеха Компании.

Отношения, при которых нарушается закон и принципы деловой этики, вредят репутации Компании и честному имени ее работников[2], и не могут обеспечить устойчивое долговременное развитие Компании. Такого рода отношения не могут быть приемлемы в практике работы Компании.

Работникам, представляя интересы Компании или действуя от ее имени, важно понимать границы допустимого поведения при обмене деловыми подарками и оказании делового гостеприимства[3].

Цели и намерения

Данный Стандарт преследует следующие цели:

• Обеспечить единообразное понимание роли и места деловых подарков, корпоративного гостеприимства и представительских мероприятий  в деловой практике Компании.
• Определить единые для всех работников «ТНК-ВР» требования к дарению и принятию деловых подарков, к организации и участию в представительских мероприятиях.
• Минимизировать риски, связанные с возможными злоупотреблениями в области подарков и представительских мероприятий. Наиболее серьезными из таких рисков являются опасность подкупа и взяточничества, несправедливость по отношению к контрагентам, протекционизм внутри Компании.

Компания намерена поддерживать корпоративную культуру, в которой деловые подарки, корпоративное гостеприимство и представительские мероприятия рассматриваются только как инструмент для установления и поддержания деловых отношений и как проявление общепринятой вежливости в ходе ведения бизнеса.

Область применения

Действие настоящего Стандарта распространяется на любое юридическое лицо в составе Группы ТНК-ВР, включая без каких-либо ограничений «ТНК-ВР, Ltd.» (BVI) и ОАО «ТНК-ВР Менеджмент».

Настоящий Стандарт является обязательным для всех и каждого работника Компании в период работы в ТНК-ВР.

Настоящий Стандарт вступает в силу 2 февраля 2005 года.

Стандарт

Обмен деловыми подарками в процессе коммерческой и хозяйственной деятельности и организация представительских мероприятий является нормальной деловой практикой. 

Работники Компании могут дарить третьим лицам и получать от них деловые подарки, организовывать и участвовать в представительских мероприятиях, если это законно, этично и делается исключительно в деловых целях, определенных настоящим Стандартом

Стоимость и периодичность дарения/получения подарков и/или участия в представительских мероприятиях одного и того же третьего лица должны определятся деловой необходимостью и быть разумными. Это означает, что принимаемые подарки и деловое гостеприимство не должны приводить к возникновению каких-либо встречных обязательств со стороны получателя, и/ или оказывать влияние на объективность его/её деловых суждений и решений.

При любых сомнениях вправомерности или этичности своих действий работники Компании обязаны поставить в известность своих непосредственных руководителей и проконсультироваться с ними, прежде чем дарить или получать подарки, или участвовать в тех или иных представительских мероприятиях.

Понятие и цели деловых подарков и гостеприимства

Деловые подарки и гостеприимство помогают устанавливать и развивать доверительные отношения, которые необходимы для эффективного общения с деловыми партнерами.

Компания:

• Рассматривает нижеследующие цели в качестве допустимых деловых для дарения и получения подарков, организации и участия в представительских мероприятиях:
• Формированиеи развитие отношений с акционерами, потенциальными и существующими партнерами и контрагентами, различными государственными органами и органами местного самоуправления, а также с любыми другими третьими лицами в ходе ведения бизнеса ТНК-ВР.
• Проявление общепринятой вежливости при ведении дел со сторонними лицами и с коллегами по работе из других компаний, входящих в Группу ТНК-ВР.
• Признает деловыми подарками те, которые дарятся работниками Компании третьим лицам за счет средств Компании, а также подарки, которые контрагенты или другие третьи лица дарят работникам Компании, как лицам, ее представляющим в деловом общении с ними[4].
• Понимает под деловым гостеприимством различные представительские мероприятия, включая деловые завтраки, обеды и ужины, которые организуются за счет Компании или предлагаются работникам Компании от контрагентов и других третьих лиц. Данные мероприятия должны иметь место непосредственно до, во время или сразу же после деловых встреч и переговоров, или их характер должен позволять приглашенным лицам однозначно трактовать их как деловые, т.е. организованные для достижения ясных законных деловых целей участвующих в них сторон[5].

Публичные конференции, круглые столы и аналогичные общеотраслевые мероприятия, а также корпоративные пожертвования, спонсорство и благотворительные выплаты не попадают под действие настоящего Стандарта и регулируются Корпоративным Стандартом ТНК-ВР Внешние корпоративные связи.

Подарки и деловое гостеприимство между деловыми партнерами или контрагентами Компании, с одной стороны, и членами семьи работника Компании или близкими родственниками, с другой стороны, подпадают под правила настоящего Стандарта.

Полномочия и обязанности

Случаи получения и дарения подарков и оказания делового гостеприимства многообразны, поэтому составить их полный перечень и дать конкретные правила поведения в каждом из них не представляется возможным.

Компания исходит из того, что ее работники в состоянии принять взвешенное решение в каждой конкретной ситуации получения или дарения подарков и делового гостеприимства. Вместе с тем, необходимо руководствоваться тем минимумом принципов, требований и правил, который приведен ниже.

Работники:

• Самостоятельно принимают решение о дарении/принятии подарка или организации/участии в представительских мероприятиях, стоимость которых не превышает номинальную стоимость, определенную настоящим Стандартом. При этом, решение о  выделении необходимых финансовых средств, и/или утверждении расходов на приобретение подарков и организацию представительских мероприятий принимается работником, наделенным соответствующими полномочиями. Работники вправе оставить в личном пользовании полученные подарки, стоимость которых не превышает номинальную.
• Дарят/принимают дорогостоящие подарки и участвуют в дорогостоящих представительских мероприятиях третьих лиц с предварительного разрешения работников (руководителей), наделенных соответствующими полномочиями.
• Могут принимать дорогостоящие подарки и участвовать в дорогостоящих представительских мероприятиях без предварительного разрешения уполномоченным руководителем в исключительных случаях. К таким случаям относятся ситуации, когда отказ может выглядеть оскорбительным, или дарение происходит в ходе официальных церемоний, или одинаковые подарки получают представители многих компаний на каком-либо мероприятии и т.п. Работник обязан поставить об этом в известность данного руководителя в течение одних суток после получения подарка или участия в представительском мероприятии.

Руководители принимают в отношении полученных работниками дорогостоящих подарков одно из следующих решений:

1) Разрешают работнику, получившему подарок, оставить его в личное пользование.

2) Вернуть подарок или его стоимость дарителю.

3) Продать подарок и направить полученные деньги на благотворительность.

4) Оставить подарок в Компании или соответствующем бизнес направлении, функции, бизнес и производственной единице, отдельном юридическом лице или хозяйствующем субъекте в составе Группы ТНК-BP.

• Регистрируют все подарки и мероприятия делового гостеприимства, стоимость которых превышает номинальную, в специальных реестрах согласно разделу Прозрачность.
• Персонально отвечают за уплату налога с дохода с полученных и оставленных в личное пользование деловых подарков в соответствии с требованиями применимого налогового законодательства[6].
• Не предлагают третьим лицам подарки или представительские мероприятия, которые нарушают политику в области подарков и делового гостеприимства организации, в которой работает потенциальный получатель подарка или участник представительского мероприятия. Компания настоятельно рекомендует своим работникам узнать о наличии такой политики и ее содержании перед дарением подарка и/или оказанием делового гостеприимства.

Компания:

• Считает допустимым принимать правительственные делегации, делегации в составе представителей государственных органов и органов местного самоуправления, государственных компаний (далее – «государственные делегации»), представителей международных неправительственных организаций и деловых партнеров в целях рекламы, наглядной демонстрации и продвижения бизнеса ТНК-ВР. Вопрос о приглашении государственной делегации рассматривается Главным Управляющим директором. Компания обычно не оплачивает проезд,проживание и командировочные расходы принимаемых государственных делегаций.

Ограничения и запреты

Злоупотребление подарками и деловым гостеприимством может нанести ущерб репутации Компании и ее работников, а в отдельных случаях является незаконным. Поэтому,

Компания запрещает своим работникам:

• Дарить или получать подарки и участвовать в представительских мероприятиях, которые:

1) Незаконны.

2) Могут быть интерпретированы получателем/участником и окружающими как взятка или коммерческий подкуп, то есть восприниматься как  вознаграждение за услугу, или как попытка оказать влияние на получателя/участника

3) Могут оскорбить общественную мораль и нравственность.

• Дарить любому физическому или юридическому лицу или получать от них подарки наличными деньгами или в форме прав на деньги (в частности, займ, поручительство), а также в форме акций, опционов или иных ликвидных ценных бумаг на любую сумму.
• Принимать подарки и деловое гостеприимство в ходе проведения торгов (конкурса или аукциона) и/или во время прямых переговоров при заключении договоров (контрактов)[7] от имени ТНК-ВР от их участников[8].
• Предлагать подарки и деловое гостеприимство организаторам торгов (конкурсов или аукционов), в которых участвует Компания или лицам, принимающим решение по итогам этих торгов.
• Лично платить за подарки и представительские мероприятия от имени ТНК-ВР с целью избежать процедуры их регистрации или получения разрешения на покрытие таких расходов за счет Компании. Компания не возмещает расходы работников на подарки и представительские мероприятия, оплаченные за счет их личных средств и не зарегистрированные в порядке, установленном настоящим Стандартом.
• Разрешать возмещение своих собственных расходов в связи с дарением подарков или организацией представительских мероприятий. Утверждать расходы на подарки и представительские мероприятия тех лиц, которым они подчиняются[9].
• Просить третьих лиц о предоставлении подарков и организации представительских мероприятий для себя или других.
• Дарить подарки и предлагать деловое гостеприимство государственным служащим[10] и служащим органов муниципальных образований с нарушением применимого законодательства тех стран, на территории которых Компания осуществляет свою деятельность.

Подарки и гостеприимство внутри компании

Компания не регламентирует ситуации, когда подарки между работниками являются следствием исключительно личных взаимоотношений между ними и такие подарки приобретаются на личные деньги.

Однако Компания рекомендует своим работникам при дарении и принятии таких подарков обращать внимание на их уместность празднуемому событию и разумность их стоимости.

Дорогостоящие и/или неуместные подарки, особенно руководителям от подчиненных, могут неоднозначно расцениваться в коллективе Компании, который сформировался из работников разных национальностей, культур и жизненного опыта. В некоторых случаях, такие подарки могут привести к нарушению обстановки доверия и открытости в коллективе.

Организация каких-либо представительских мероприятий за счет ТНК-ВР работникам Компании и/или консультантам и/или работникам какого-либо контрагента, фактически осуществляющим трудовую деятельность на том же объекте (офисе) или площадке, и где не присутствуют третьи лица, обычно не рекомендуется. В первую очередь это распространяется на работников аппарата одного и того же руководителя.

В отдельных случаях, в силу деловой необходимости, руководителю разрешаться оказывать деловое гостеприимство другому работнику одного и того же юридического лица в составе Компании. В таких случаях руководителю рекомендуется обсудить со своим начальником целесообразность и возможность проведения этого мероприятия до его начала.

Работники, питающиеся вместе в обычном месте работы, не имеют права относить соответствующие расходы на счет Компании, за исключением тех случаев, когда такое мероприятие организуется с приглашением третьих лиц и в конкретных деловых целях, определенных настоящим Стандартом.

Прозрачность

Дарение или принятие всех подарков и видов делового гостеприимства требуют прозрачности и периодических проверок.

Руководители бизнес-направлений, бизнес-функций, производственных и бизнес-единиц, а также отдельных юридических лиц в составе Компании имеют право организовать ведение Реестров подарков и делового гостеприимства.

Если руководители, указанные в параграфе выше, принимают решение о ведении Реестра, работник должен вносить информацию обо всех подаренных, принятых или не принятых подарках, видах делового гостеприимства, а также деловых обедах, завтраках и ужинах, стоимость которых превышает номинальную, в Реестр подарков и делового гостеприимства.

Если указанное событие произошло во время командировки, работник регистрирует подаренные или принятые подарки и виды делового гостеприимства в течение одного рабочего дня после возвращения из командировки.

Реестр должен быть доступен для всех работников, его ведение должно ежемесячно контролироваться соответствующими руководителями.

Соблюдение и ответственность

Все работники Компании обязаны соблюдать требования настоящего Стандарта.

Руководители всех уровней несут ответственность за полное исполнение требований настоящего Стандарта в своих бизнес-направлениях, бизнес-функциях, а также производственных и бизнес-единицах.

Бухгалтерские процессы и процедуры Компании должны поддерживать выполнение данного Стандарта.

Невыполнение принципов и требований настоящего Стандарта может рассматриваться как дисциплинарный проступок, влекущий за собой принятие мер дисциплинарного воздействия, вплоть до увольнения из Компании в соответствии с применимым законодательством.

При определенных обстоятельствах, невыполнение требований настоящего Стандарта может повлечь за собой применение мер гражданско-правовой и административной или уголовной ответственности.

Компания доведет требования данного Стандарта до сведения всех своих работников и контрагентов.

Компания систематически аттестует своих работников на соответствие их действий положениям применимого законодательства и принятым в Компании стандартам деловой этики.

Компания ожидает, что ее настоящие и будущие контрагенты будут соблюдать требования данного Стандарта в их деловых взаимоотношениях с Компанией, или при ведении хозяйственной деятельности от ее имени, или представляя интересы Компании в отношениях с третьими сторонами.

Другие положения

Бизнес-направления и бизнес-функции Корпоративного центра[11], а также бизнес-единицы могут принимать и вводить свои собственные правила в части исполнения настоящего Стандарта. При этом их руководители не вправе изменять принципы и требования и/или превышать ограничения, установленные в настоящем Стандарте.

Руководители бизнес-направлений, бизнес-функций и бизнес-единиц имеют право по своему усмотрению ввести более строгий контроль в части подарков и различных видов делового гостеприимства, в том числе, за счет уменьшения уровня их номинальной стоимости.

ТНК-ВР не несет никакой ответственности за действия своих работников, которые нарушают, являются причиной нарушений или могут явиться причиной нарушений настоящего Стандарта.

ТНК-ВР ожидает, что работники и контрагенты Компании, у которых есть основания полагать, что настоящий Стандарт нарушен или имеется потенциальная возможность такого нарушения, будут немедленно сообщать об этом соответствующим руководителям Компании и службе Внутреннего Аудита.

Вопросы, связанные с толкованием данного Стандарта, должны направляться в Бизнес-функцию «Правовое обеспечение» и функциональное подразделение по корпоративной политике Корпоративного центра Компании.

Настоящий Стандарт составлен на английском, русском и других государственных языках стран, на территории которых учреждены юридические лица Компании. Тексты версий Стандарта на русском (другом официальном) и английском языках идентичны. В случае возникновения разночтений между текстами настоящего Стандарта текст на государственном языке страны, на территории которой учреждено юридическое лицо в составе Группы ТНК-ВР, имеет преимущественное значение.