Внутренний контроль и финансы

Общие положения

ТНК-ВР[1] обязуется обеспечить долгосрочную максимизацию стоимости компании для акционеров. Для выполнения этих обязательств ТНК-ВР будет придерживаться самых высоких стандартов планирования и контроля хозяйственной деятельности, характеризующихся убедительной прозрачностью. Компания будет добросовестно управлять своими финансовыми операциями в соответствии с высочайшими стандартами профессионализма и с неукоснительным соблюдением соответствующих правовых норм.

Сказанное выше согласуется с принципами, заявленными в Кодексе деловой практики ТНК-ВР.

Данный Стандарт более подробно определяет, что означает выполнение обязательств на практике. Он также разъясняет, что следует ожидать общественности при взаимодействии с ТНК-ВР.

Цели и намерения

Целью настоящего Стандарта является обеспечение внедрения всеобъемлющих и последовательных процедур по ключевым аспектам Внутреннего контроля в Группе ТНК-ВР.

В настоящем Стандарте утверждены принципы, которых будет придерживаться ТНК-ВР в отношении всех аспектов Внутреннего контроля и Финансов. Стандарт также определяет роль риск-менеджмента Компании. Стандарт содержит детализированные примеры того, как он применяется в ключевых областях финансов:

Казначейство.
Планирование и управление эффективностью деятельности.
Управление инвестициями.
Бухгалтерия.
Налоговое администрирование.

Применение данного Стандарта определяется процедурами и инструкциями ТНК-ВР, которые подробно регламентируют применение данного Стандарта в конкретных областях деятельности и полностью соответствуют его требованиям. В дополнение к этому будут разработаны детальные указания по применению данного Стандарта для ключевых производственных и административных подразделений ТНК-ВР.

Область применения

Корпоративный Стандарт Внутренний контроль и финансы распространяется на любое юридическое лицо или иную организацию, входящую в Группу ТНК-ВР, включая, без каких-либо ограничений, «ТNК-ВР, Ltd.» (BVI) и ОАО «ТНК-ВР Менеджмент».

Настоящий Стандарт является обязательным для всех и каждого работника[2] Компании в период работы в ТНК-ВР.

Настоящий Стандарт вступает в силу с 18 мая 2005 года.

Стандарт

ТНК-ВР намерена разработать и поддерживать действенную систему и процессы внутреннего контроля, обеспечивающие:

Эффективность и продуктивность хозяйственной деятельности.
Достоверность финансовой отчетности.
Соблюдение применимого права.
Защиту активов.
Выявление и управление финансовыми обязательствами.

Ключевыми характеристиками эффективной среды Внутреннего контроля, поддержание которой ТНК-ВР ставит своей задачей, являются:

Компетентные и высококвалифицированные работники;
Четко определенные должностные обязанности, полномочия и сфера ответственности ключевых работников.
Четко прописанные процедуры процессов и систем Внутреннего контроля.
Четко определенные операционные процедуры и процедуры ведения учета.
Регулярный пересмотр менеджментом системы Внутреннего контроля.
Прицельно таргетированные контрольные процедуры, обеспечивающие точную обработку данных и контроль над информацией.
Должное разграничение обязанностей и ответственности.
Обеспечение осведомленности всех работников Компании об основных целях ведения бизнеса, а также согласованности этих целей.
Качественные системы ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности, основанные на достоверных бухгалтерских данных.

Система Внутреннего контроля будет включать в себя пять ключевых компонентов:

Контрольная среда.
Оценка рисков.
Мероприятия контроля.
Информация и коммуникации.
Мониторинг.

ТНК-ВР стремится разработать, внедрить и поддерживать систему Внутреннего контроля, отвечающую всем международным стандартам и требованиям применимого права (законодательства). В этой связи в Компании будет внедрена и реализована модель Комитета спонсорских организаций (COSO), которая послужит основой для непрерывной оценки прогресса Компании в достижении этих стандартов.

Модель COSO и принятое в Компании определение внутреннего контроля подробно раскрыты в Приложении к настоящему Стандарту.

Финансы

Казначейство

Компания обеспечит централизованное управление денежными средствами, долговыми обязательствами и соответствующими рисками, позволяющее добиться достаточной ликвидности для исполнения Бизнес-плана и контроля над ключевыми финансовыми рисками при условии максимизации стоимости Компании.

ТНК-ВР:

Будет стремиться оптимизировать денежный остаток средств и инвестировать их избыток в соответствии с кредитными лимитами на финансовые институты, что будет регулировать инвестирование денежных средств и других высоколиквидных финансовых инструментов.
Будет предотвращать факты мошенничества, ошибки, упущения и расхождения в сфере банковских и кассовых операций или систем.
Будет пересматривать и выносить на рассмотрение Совета Директоров[3] страховые программы и стандарты Компании не реже одного раза в течение календарного года, а также реализовывать согласованные стандарты.
Не будет принимать участия в любых формах «деятельности по отмыванию денег» и взаимодействовать с финансовыми институтами, которые не обладают репутацией безупречной честности.
Будет пересматривать и выносить на рассмотрение Совета Директоров политики управления финансовыми рисками и совершать сделки с производными ценными бумагами и инструментами хеджирования только в строгом соответствии с утвержденной стратегией и объемом полномочий, а также регулярно предоставлять отчеты по сумме обязательств и рискам, связанным с такими сделками.
Будет обеспечивать должное санкционирование всех денежных/банковских операций.
Будет обеспечивать физическую сохранность всей имеющейся наличности.
Будет обеспечивать необходимое разделение обязанностей между функциями инициализации сделок и их исполнения.

Планирование и управление эффективностью деятельности

Компания разработает возможные направления своей деятельности в рамках согласованной стратегии, обеспечит формирование динамичного Бизнес-плана и определение оптимальных решений, основанных на глубинном понимании, приобретенном благодаря анализу фактической информации.

ТНК-ВР будет:

Формировать годовые Бизнес-планы Компании, а также 5 и 20-летние контуры и соответствующие бюджеты, утверждаемые акционерами.
Обеспечивать согласованность планов с утвержденными стратегическими намерениями акционеров.
Обеспечивать формирование долгосрочных планов на обобщенном уровне на основании стратегических намерений акционеров.
Обеспечивать подготовку годовых планов в виде комплекса возможностей, мероприятий и бюджетов, позволяющих выполнить задачи на текущий и на следующий год в рамках 5-летнего контура/плана.
Обеспечивать четкое определение предпосылок и рисков, а также их должное доведение до заинтересованных сторон.
Обеспечивать формирование производственных контрактов на основании планов.
Обеспечивать регулярную оценку выполнения плана в период исполнения этого плана (в рамках отчетности GFO).
Добиваться того, что Бизнес-план не будет рассматриваться или использоваться в качестве санкции на выделение средств.
На основании годового плана обеспечивать классификацию затрат, которой должны строго придерживаться Бизнес-направления/функции. По исполнению бюджета будет регулярно составляться отчетность, при этом по отклонениям будут предоставляться комментарии и анализ.

Управление инвестициями

Компания обеспечит наличие инвестиционной программы в контексте согласованной стратегии Компании и осуществление контрольных процедур, гарантирующих исполнение этой программы и составляющих ее проектов в рамках выделенных средств, в строгом соответствии с установленными (принятыми или утвержденными) в Группе ТНК-ВР стандартами, процедурами и методологией инвестиционной деятельности и качества инвестиционных проектов.

Требования к осуществлению инвестиционной деятельности и качеству инвестиционных проектов устанавливается Корпоративным центром[4].

Данный Стандарт распространяется на все виды капитала независимо от его источника.

ТНК-ВР будет:

Выполнять годовые и долгосрочные инвестиционные планы.
Обеспечивать прохождение всеми проектами стратегической и финансовой оценки до начала их выполнения.
Обеспечивать наделение полномочиями по утверждению проектов только компетентных лиц и субъектов коллективного управления; при этом проекты должны подвергаться более пристальному анализу по мере того, как финансовые затраты по ним будут достигать лимита, установленного по ним Советом директоров.
Обеспечивать постоянный мониторинг проектов компетентными лицами или субъектами коллективного управления для гарантии выполнения проекта в соответствии с изначально утвержденным предложением.
Обеспечивать повторное вынесение проекта на утверждение, если установлено, что при его исполнении не будет достигнут любой из намеченных показателей и отклонение будет существенно в соответствии с директивами Совета директоров.
Обеспечивать ключевые проекты достаточной ресурсной базой, которая позволит достичь намеченные по этим проектам цели и поддерживать эффективную среду Внутреннего контроля.
Обеспечивать наличие надлежащих систем бухгалтерского учета и механизмов мониторинга, позволяющих добиться составления точных отчетов по эффективности инвестиций.

Бухгалтерия

Компания обеспечит целостность, прозрачность и своевременность учета своих операций, а также предоставление надежной финансовой управленческой информации, которая позволит добиться эффективности деятельности.

ТНК-ВР будет:

Готовить своевременную отчетность в соответствии с международными стандартами и применимым правом (законодательством).
Обеспечивать подготовку отчетности, основанной на методе начисления и характеризующейся приемлемым уровнем точности.
Обеспечивать регулярную оценку и сверку балансов по счетам, складывающимся в бухгалтерских книгах и отчетности.
Обеспечивать проверку подлинности внутригрупповых сделок, а также их утверждение и соответствующий контроль.
Обеспечивать корректное отражение в бухгалтерских счетах всех операций.
Обеспечивать аудит отчетности международно-признанной организацией, внешней по отношению к самой Компании.
Декларировать, что в рамках Компании ответственность за отчетность несет Финансовый директор. Отчетность будет подвергаться критической оценке со стороны Комитета по аудиту[5].

Активы

Денежные средства и высоколиквидные ценные бумаги

Компания:

Обеспечит должную защиту денежных средств и инвестиционных ценных бумаг, сделки при этом будут утверждаться исключительно надлежащими лицами. Инвестирование будет проводиться только в банки и финансовые инструменты, которые утверждены Казначейством.
Установит достаточные превентивные меры против несанкционированных банковских и денежных сделок. К таким мерам относятся требования двойной подписи, достаточной документации и должного процесса авторизации.
Обеспечит утверждение всех банковских подписей соответствующими членами высшего руководства ТНК-ВР и обновление списка подписантов с учетом изменений ситуации.
Обеспечит авторизацию и отражение в бухгалтерском учете всех денежных и банковских счетов.
Обеспечит перечисление средств со счетов Компании только по легитимным операциям Компании, получившим надлежащую авторизацию.
Обеспечит контроль операций с векселями и их утверждение уполномоченными лицами.
Обеспечит такой же контроль и бухгалтерский учет банковских счетов в зарубежных банках, как и в банках-резидентах.

Дебиторская задолженность

Компания:

Обеспечит оценку и контроль уполномоченных работников над дебиторской задолженностью.
Будет авторизовать создание необходимых резервов под дебиторскую задолженность, а также полное или частичное ее списание после проведения проверок и документирования, необходимых в соответствие с процедурами ТНК-ВР.
Обеспечит точный бухгалтерский учет всей дебиторской задолженности, которая была списана по бухгалтерским книгам.
Обеспечит выявление и отражение в бухгалтерском учете дебиторской задолженности с сомнительной возможностью возмещения, проведение необходимой проверки для выяснения причин возникновения сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности.
Обеспечит выставление счета и бухгалтерский учет соответствующей дебиторской задолженности по всем операциям отгрузки и другим сделкам, результатом которых является передача товаров (работ, услуг).
Обеспечит оценку и авторизацию уполномоченными работниками ТНК-ВР объема кредитного риска по контрагентам (подрядчикам по капитальному строительству, покупателям и поставщикам).
Будет производить тщательный регулярный мониторинг дебиторской задолженности, а также своевременный анализ просроченной задолженности и принимать меры по ее возврату, погашению или взысканию.

МТО/ Снабжение/ Предоплаты / Услуги (работы) / Закупки

Компания будет:

Утверждать и авторизовать продавцов, выбранных в качестве поставщиков товаров (работ, услуг), а также документировать и контролировать процесс их утверждения в соответствии с процедурами по МТО.
При необходимости привлекать альтернативные предложения, документировать и контролировать соответствующий процесс
Должным образом авторизовать и документировать договоры на закупки, включая все последующие дополнения к этим договорам.
Производить все закупки исключительно в интересах ТНК-ВР и обеспечивать надлежащий анализ выгод/затрат по сделке.
Все затраты на приобретаемые товары (работы, услуги) должны быть учтены по бухгалтерским книгам и будут совершаться при наличии соответствующих договорно-правовых отношений.
Производить мониторинг и контроль получения товаров (выполнения работ, оказания услуг), а также обеспечивать должный контроль их качества.
Обеспечивать соответствие всех контрагентов минимальным требованиям по прозрачности структуры собственности, соблюдению применимого права, а также минимальным требованиям по финансовому состоянию и деловой репутации.
Использовать должным образом выверенные, надежные методы оценки и учета товаров (включая материалы) и ТМЗ, поступивших на склады, хранящихся на складах или отпущенных со складов.
Применять достаточные меры предосторожности в отношении всех отгруженных и находящихся на хранении МТЗ для обеспечения их сохранности и контроля на протяжении того времени, пока право собственности на них принадлежит ТНК-ВР.
Использовать надлежащие методики по оценке всех наименований МТЗ. Избыточные, старые, устаревшие дефектные и непригодные к использованию товары (включая материалы) будут идентифицированы и должным образом учтены.
Сопровождать все закупки заключением соответствующих договоров и иной достаточной документацией, свидетельствующей о факте получения товаров (работ, услуг), включая информацию об их надлежащем качестве.
Утверждать авансы продавцам в соответствии с финансовыми полномочиями.
Производить мониторинг неоплаченной кредиторской задолженности, документировать причины, по которым не была произведена оплата.
Устанавливать в подразделении закупок надлежащее разделение обязанностей между работниками, ответственными за планирование закупок и заказ товаров, и теми работниками, которые отвечают за получение товаров и проведение платежей.
Обеспечивать отнесение расходов на корректный отчетный период путем проверки счетов, относящихся к предыдущему периоду.

Основные производственные мощности и оборудование (включая нематериальные активы)

Компания будет:

Собирать и хранить достаточную документацию для подтверждения законных прав и/или права собственности на свои активы.
Применять к активам ТНК-ВР достаточные охранительные меры по их защите от злоупотреблений, кражи, халатного отношения и небрежности.
Время от времени проверять физическое наличие активов в соответствии со строго контролируемой процедурой через разумный период времени.
Принимать надлежащие меры для обеспечения точного учета активов и выявления потенциального изъятия, сокращения стоимости активов, а также для определения видов активов для продажи.
Обеспечивать надлежащий бухгалтерский учет, утверждение, документирование и контроль за ликвидацией активов (включая отходы) при соблюдении корректного разделения обязанностей.
Обеспечивать последовательную корректную оценку новых капитальных проектов и приобретений менеджментом надлежащего уровня, включая инвестиционные комитеты, до вложения средств в эти проекты.
Обеспечивать персоналом и средствами крупные капитальные проекты, а также обеспечивать их проверку для обеспечения контроля над средствами, обязательствами по проекту и над его управлением.
Обеспечивать точную оценку, авторизацию и утверждение в соответствии с процедурами ТНК-ВР в области инвестиционного управления приобретений акций и иных ценных бумаг, участия в других организациях и иных инвестиций.

Лицензии

Компания будет:

Производить необходимый учет и мониторинг в отношении лицензий на разведку и добычу нефти и газа, а также предпринимать охранительные меры для обеспечения минимизации риска утраты или отзыва этих лицензий.
Осуществлять процесс по обеспечению соблюдения применимого лицензионного законодательства по всем аспектам и принятию необходимых мер по устранению соответствующих рисков.
Осуществлять контроль и надлежащий процесс авторизации в отношении дополнения, изъятия и других изменений, связанных с официальными углеводородными запасами ТНК-ВР.

Финансовые обязательства

Краткосрочные/долгосрочные

Компания будет:

Своевременно отражать в бухгалтерском учете все установленные обязательства.
Своевременно проверять на подлинность все счета (входящие и исходящие) и платежные документы, утверждать их до учета и направления на оплату.
Требовать от всех контрагентов ТНК-ВР соблюдения минимальных требований по прозрачности структуры собственности и соблюдения применимого права (законодательства) и внутренних нормативных документов, а также стандартов ТНК-ВР в отношении финансового состояния и деловой репутации контрагентов.
В случаях, когда требуется заключение по внесению в отчетность конкретного обязательства или его списанию, привлекать соответствующего уполномоченного работника для составления, утверждения и документирования такого заключения. В подобных случаях Компания будет исходить из принципа предусмотрительности.

Начисления/условные обязательства

Компания будет:

Периодически проводить оценку начислений по данным и взятым на себя обязательствам в соответствии с требованиями ТНК-ВР по отчетности, обеспечивать документирование и утверждение учета финансовых и прочих обязательств.
Своевременно устанавливать и документировать условные обязательства в случае их возникновения, а также обеспечивать оценку вероятности их возникновения соответствующими уполномоченными работниками ТНК-ВР. В случае необходимости они будут занесены в финансовую отчетность Компании.
Должным образом утверждать и оценивать риски и открытые позиции, связанные с любым финансовым инструментом, товарной позицией или производным финансовым инструментом. Вести своевременный и точный учет рисков и обязательств, который будет доводиться до сведения высшего руководства.

Доходы

Компания будет:

Производить все продажи только через уполномоченных работников в соответствии с утвержденной системой делегирования полномочий.
Производить все продажи контрагентам, отвечающим требованиям по финансовому состоянию, или при наличии соответствующих обеспечений (например, аккредитива или другого утвержденного обеспечения по сделке).
Обеспечивать соответствие покупателей минимальным требованиям ТНК-ВР по деловой репутации, финансовому состоянию, соблюдению применимого права (законодательства) и внутренних нормативных документов.
Учитывать прибыль по всем произведенным отгрузкам и продажам.
Должным образом отражать в финансовой отчетности прочие доходы.
Учитывать выручку в надлежащий учетный период, в соответствии с установленными правилами ведения бухгалтерского учета и корпоративной учетной политикой.

Затраты, включая налоги

Компания будет:

Определять заработную плату, включая стимулирующие выплаты работникам ТНК-ВР на основании принятой системы оплаты труда, авторизованных ставок и точных подсчетов.
Учитывать затраты в том периоде, в котором они возникли.
Учитывать затраты, как только возникнут соответствующие договорные и иные обязательства.
Обеспечивать обоснованность затрат и их согласованность с целями деятельности и стратегией ТНК-ВР.
Обеспечивать должное утверждение и авторизацию затрат.

Отчетность:

Компания будет:

Точно учитывать и описывать доходы и расходы в соответствии с их сущностью.
Своевременно информировать руководство о тех вопросах, в курсе которых оно должно быть.

Общие положения

Компания будет:

Назначать на ключевые позиции только компетентных, квалифицированных лиц, обладающих достойной деловой репутацией, соразмерной с объемом их должностных обязанностей. При найме персонала будут неукоснительно соблюдаться установленные Компанией процедуры.
Проводить периодическую переоценку рисков, связанных с контролем.
Придерживаться принципов следования применимому праву (законодательству) и внутренним нормативным документам, которые должны соблюдать Компания и ее работники в области бухгалтерского учета, отчетности, раскрытия информации, противодействия коррупции, включая Закон США «О коррупции за рубежом» и иное применимое право.
Определять и документировать параметры и условия нестандартных договоров или тех договоров, которые представляют для ТНК-ВР больший, чем обычно, уровень риска, а также доводить их до сведения работников Бизнес-функции «Правовое обеспечение» и высшего руководства до того, как будет заключен соответствующий договор.
Применять должные контрольные процедуры в сфере информационных технологий. Они включают в себя контроль доступа (к аппаратным и системным средствам), управление процессом внесения изменений, создание резервных копий и процедуры восстановления массивов данных, системное администрирование, взаимодействие с другими системами, защиту от несанкционированного доступа сторонних лиц.

Налоговое администрирование

Компания будет осуществлять налоговое планирование и деятельность ТНК-ВР по выполнению требований налогового законодательства с целью увеличения и защиты ценности для акционеров согласно Соглашению между акционерами и при полном соблюдении применимого законодательства.

ТНК-ВР будет:

Выполнять требования юрисдикций всех стран, в которых ТНК-ВР ведет свою деятельность.
Стремиться вносить вклад в развитие налогового законодательства в странах, где ТНК-ВР ведет свою деятельность.
Обеспечивать своевременное представление достоверных налоговых деклараций.
Предоставлять руководству налоговые прогнозы высокого качества.
Обеспечивать высокую эффективность процесса управления налоговыми рисками.
Разрабатывать единую налоговую методологию для Группы ТНК-ВР.
Своевременно производить все необходимые налоговые платежи.
Эффективно взаимодействовать с федеральными и местными налоговыми органами, а также с региональными и федеральными законодательными органами.
Соблюдать интересы миноритарных акционеров с тем, чтобы их права никоим образом не ущемлялись по сравнению с положением мажоритарных акционеров ТНК-ВР.

Управление рисками

Процессы и технологии управления рисками будут применяться в рамках передовой практики в сферах Внутреннего контроля и Финансов. Все ключевые функции Внутреннего контроля и Финансов обязаны выявить, оценить и обеспечить управление, мониторинг и отчетность по рискам, связанным с областью их деятельности. Это включает в себя необходимость отчитываться по рискам, связанным с контролем, включая предполагаемые или фактические случаи мошенничества или конфликта интересов.

В отношении любого нового вида деятельности будет производиться обзор рисков Внутреннего контроля и Финансов, который будет интегрирован в систему рисков, существующих в других областях деятельности, для предоставления руководству, ответственному за принятие решений, целостной картины рисков.

Для достижения этой цели ТНК-ВР сформирует глубокое и полное понимание отношения акционеров к риску путем частых (по необходимости) консультаций с акционерами. Управление рисками будет использоваться для определения и устранения изъянов системы Внутреннего контроля ТНК-ВР.

Соблюдение и ответственность

Соблюдение настоящего Стандарта является непременной обязанностью любого работника ТНК-ВР, независимо от его/ее положения в Компании.

Невыполнение настоящего Стандарта может рассматриваться как дисциплинарный проступок и может служить основанием для привлечения к ответственности в случаях, установленных применимым законодательством.

Руководители ТНК-ВР всех уровней обязаны подавать пример законопослушного и этичного поведения и активно поддерживать исполнение настоящего Стандарта.

Компания доведет требования данного Стандарта до всех своих работников и контрагентов.

Компания ожидает, что ее настоящие и будущие контрагенты будут соблюдать требования данного Стандарта в их деловых взаимоотношениях с Компанией, или при ведении хозяйственной деятельности от ее имени, или представляя интересы Компании в отношениях с третьими сторонами.

Другие положения

ТНК-ВР не несет никакой ответственности за действия своих работников, которые нарушают, являются причиной нарушений или могут явиться причиной нарушений настоящего Стандарта.

ТНК-ВР ожидает, что работники и контрагенты Компании, у которых есть основания полагать, что настоящий Стандарт нарушен или имеется потенциальная возможность такого нарушения, будут немедленно сообщать об этом соответствующим руководителям Компании и службе Внутреннего Аудита.

Вопросы, связанные с толкованием данного Стандарта, должны направляться в Департамент процессов и контроля Корпоративного центра Компании.

Настоящий Стандарт составлен на английском, русском и других государственных языках стран, на территории которых учреждены юридические лица Компании. Тексты версий Стандарта на русском (другом официальном) и английском языках идентичны. В случае возникновения разночтений между текстами настоящего Стандарта текст на государственном языке страны, на территории которой учреждено юридическое лицо в составе Группы ТНК-ВР, имеет преимущественное значение.

Приложение к Корпоративному Стандарту ТНК-ВР Внутренний контроль и финансы
Intcontrol_application_rus (141 KB)

[1] — При использовании в данном Стандарте понятия «Группа ТНК-ВР», «ТНК-ВР» и «Компания» имеют одно и тоже значение.

[2] — Под термином «работник» в настоящем Стандарте понимаются штатные работники с полной и частичной занятостью независимо от их должности в Компании. На тех, кто работает в Компании по гражданско-правовому договору, в том числе прикомандирован от акционеров, настоящий Стандарт может распространяться путем включения специальной оговорки в договоры, оформляющие отношения с ними.

[3] — Здесь и далее Совет Директоров – это Совет Директоров «TNK-BP, Ltd.» (BVI).

[4] — При употреблении в настоящем Стандарте «Корпоративный центр» означает ОАО «ТНК-ВР Менеджмент» или его правопреемника.

[5] — Здесь и далее Комитет по аудиту – Комитет по аудиту при Совете Директоров «TNK-BP, Ltd.» (BVI).

ТНК-ВР Коммерс